デジタルホワイトボードは、会議やプレゼンテーション、情報共有の効率化に役立つツールとして、多くの企業で導入が進んでいます。導入コストはモデルや機能によって異なりますが、高性能なモデルでは数百万円に及ぶケースもあり、費用面を理由に導入をためらう企業も少なくありません。
そこで本記事では、デジタルホワイトボードの導入で活用できる補助金・助成金や申請時の注意点を紹介します。
デジタルホワイトボードとは
デジタルホワイトボードとは、電子ディスプレイとホワイトボード機能を組み合わせたデバイスのことです。タッチスクリーン技術により、専用のペンや指で直接書き込むことができます。また、モデルによってはアプリケーションやウェブサイトの閲覧、メディアの再生なども可能であり、生産性向上に役立ちます。さらに、会議やプレゼンテーションの内容をそのまま保存し、簡単に共有できる点も大きな魅力です。従来のホワイトボードでは書いた内容を写真に撮って保存する必要がありましたが、デジタルホワイトボードであればそのままデジタルデータとして保存できます。
リアルタイムで情報を共有できるため、Web会議や遠隔地との打ち合わせでもスムーズにコミュニケーションを取ることが可能です。近年では、オフィスだけでなく、教育機関や医療機関などさまざまな場面で活用が進んでいます。
デジタルホワイトボードの導入で活用できる補助金・助成金
デジタルホワイトボードの導入にあたっては「IT導入補助金」「業務改善助成金」「人材確保等支援助成金（テレワークコース）」といった補助金・助成金制度を利用できる可能性があります。それぞれ対象となる事業者や上限額が異なるため、要件を確認したうえで利用を検討しましょう。IT導入補助金
IT導入補助金は、業務効率化や生産性向上を目指す中小企業・小規模事業者向けの補助金です。デジタルホワイトボードをはじめとしたITツールの導入費用の一部を補助しており、導入コストを抑えながらDX化を進められます。補助金の対象
IT導入補助金の対象は、中小企業・小規模事業者です。ただし、対象となるかどうかは業種ごとに定められた資本金や従業員数などの条件を満たしている必要があります。また、企業規模の条件を満たしていても、対象業種に該当しない場合は補助金を利用できません。申請前に、自社が対象要件を満たしているか確認しておきましょう。
補助額の上限
IT導入補助金にはさまざまな申請枠がありますが、デジタルホワイトボードなどのITツールを導入する場合は、「通常枠」を利用できる可能性があります。通常枠の補助率は2分の1以内です。補助額は、機能要件1プロセス以上の場合は5万円以上150万円未満、機能要件4プロセス以上の場合は150万円以上450万円未満となっています。
業務改善助成金
業務改善助成金は、中小企業・小規模事業者の生産性向上と従業員の雇用安定を目的とした助成金制度です。事業場内最低賃金の引き上げとあわせて設備投資を行う場合、その費用の一部について助成を受けられます。デジタルホワイトボードの導入も、要件を満たせば対象となる可能性があります。助成金の対象
業務改善助成金の対象となるのは、事業場内最低賃金と地域別最低賃金との差額が50円以内の中小企業・小規模事業者です。また、事業場内最低賃金を一定額以上引き上げ、生産性向上につながる設備投資を実施することが条件となります。すでに事業場内最低賃金が地域別最低賃金より51円以上高く設定されている事業者は、原則として対象外となるため注意しましょう。
助成金の上限
助成上限額は、事業場内最低賃金の引き上げ額や対象となる労働者数、事業規模によって異なります。たとえば「30円コース（事業場内最低賃金を30円以上引き上げる場合）」では、助成上限額は30万円～130万円です。対象となる労働者数や従業員30人未満かどうかによって上限額が変わるため、申請前に最新の募集要項を確認しておきましょう。
人材確保等支援助成金（テレワークコース）
人材確保等支援助成金（テレワークコース）は、多様な働き方の推進を目的とした助成金制度です。テレワークの導入や実施範囲の拡大に必要な機器・システムの導入費用などを助成しており、要件を満たせばデジタルホワイトボードの導入にも活用できる可能性があります。助成金の対象
対象となるのは、テレワークを新たに導入する事業主や試行的にテレワークを実施している事業主です。また、すでにテレワークを導入している場合でも、実施対象業務や対象者を拡大する際には助成の対象となることがあります。助成金の上限
助成額は、対象経費の50％です。1企業あたりの上限額は100万円ですが、実際の支給額は「1企業あたり100万円」と「テレワーク導入対象労働者1人あたり20万円」のいずれか低い金額が上限となります。申請前に、自社が対象要件を満たしているか確認しておきましょう。補助金・助成金を申請する際の注意点
補助金や助成金は、デジタルホワイトボードの導入費用を抑えられる便利な制度です。しかし、申請すれば必ず受給できるわけではなく、制度ごとにさまざまな条件が設けられています。ここでは、申請前に知っておきたい注意点を紹介します。
審査に落ちる場合がある
補助金・助成金は、対象要件を満たしているだけで受給できるわけではありません。申請後には審査が行われ、事業計画や申請内容などを総合的に判断したうえで採択の可否が決定されます。そのため、対象事業者に該当していても審査に通らない場合があります。必要書類を漏れなく準備し、制度の要件に沿った申請を行うことが大切です。
補助金・助成金は後払い制
補助金・助成金の多くは後払い制を採用しています。そのため、デジタルホワイトボードの導入する際には、まず自社で支払う必要があります。また、審査の結果によっては補助金・助成金を受給できない可能性もあるため、制度を利用する際は資金計画を十分に立てておくことが重要です。
補助金・助成金の審査に通りやすくなるポイント
補助金・助成金は、対象要件を満たしていても必ず採択されるとは限りません。申請内容や事業計画も審査対象となるため、事前に十分な準備を行うことが重要です。必要書類を整理して事業計画をしっかりと立てる
補助金・助成金の申請では、申請書類に加えて事業計画書の提出が求められる場合があります。事業計画書には、補助金・助成金を活用する目的や導入によって期待できる効果、生産性向上への取り組みなどを具体的に記載することが重要です。また、必要書類に不備があると審査に影響する可能性もあるため、提出前に内容を十分確認しておきましょう。
加点項目を意識する
補助金・助成金には、それぞれ制度の目的や審査基準が設けられています。そのため、基本的な要件を満たすだけでなく、制度の趣旨に沿った取り組みを事業計画に盛り込むことで、審査で評価されやすくなる可能性があります。デジタルホワイトボードの導入で補助金・助成金を活用する際は、制度の公募要領を確認し、加点対象となる項目も意識しながら申請書類を作成しましょう。
まとめ
デジタルホワイトボードは、会議の生産性向上に役立つ便利なツールですが、モデルによっては数百万円の導入コストがかかることもあります。費用面を理由に導入を悩んでいる場合には、IT導入補助金や業務改善助成金、人材確保等支援助成金の活用を検討してみましょう。補助金・助成金を利用することで、導入コストを抑えながら業務効率化や働き方改革を進められます。ただし、補助金・助成金には申請要件や審査があり、必ず採択されるとは限りません。制度の内容を十分に確認し、必要書類や事業計画をしっかり準備したうえで申請することをおすすめします。
本記事が参考になれば幸いです。
