業務効率化に役立つおすすめのデジタルホワイトボードを紹介します！

職場・学校の会議・授業の現状についてWebアンケートを実施！

デジタル化が加速する現代において、実際の会議や授業の現場ではどのような情報共有が行われているのでしょうか。当サイトでは、職場や学校における情報共有手段についてWebアンケート調査を実施しました。

調査の結果、最も多かったのは「紙の資料を配布して説明している（25%）」、次いで「特に決まった方法はない（24％）」という回答でした。「ホワイトボードや黒板に書いて説明している（15％）」という層も含めると、依然として多くの方がアナログな手法、あるいは属人的な方法で情報を共有している実態が浮き彫りになっています。

しかし、紙の資料は準備に手間がかかり、修正も容易ではありません。また、従来のアナログなホワイトボードでは、書き込んだ内容をデータとして保存したり、遠隔地のメンバーとリアルタイムで共有したりすることが難しく、情報の「記録」と「共有」の間に大きな壁が存在しています。

こうした「アナログゆえの非効率さ」を解消し、クリエイティブな議論を加速させるツールとして今、急速に注目を集めているのが「デジタルホワイトボード」です。

では、そもそも「デジタルホワイトボード」とは具体的にどのようなものなのか、その基本とメリットを詳しく見ていきましょう。

デジタルホワイトボードとは？

デジタルホワイトボードは、これまでのホワイトボードが持つ書き込み機能に加え、デジタルならではの機能が備わった進化形のツールです。パソコンやタブレットといった端末の画面を映し出すことができ、快適で効率のよい会議や打ち合わせ、プレゼンテーションを可能にします。このような特徴から、業務の効率化やDX推進を目指す企業において、情報共有や議論の質を高めるためのデジタルデバイスとして注目を集めています。

従来のホワイトボードとの違い

デジタルホワイトボードは、「電子黒板」や「インタラクティブホワイトボード」とも呼ばれ、電子的なディスプレイとホワイトボード機能が組み合わされたデバイスです。従来のホワイトボードが物理的なマーカーでの書き込みと消去する作業を必要とするのに対し、デジタルホワイトボードではデジタルインクを使用して、書き込んだ内容を簡単に保存、共有、編集できます。

また、従来のホワイトボードがその場での利用に限定されるのに比べ、デジタルホワイトボードはクラウドを活用することで、遠隔地にいるチームとのコミュニケーションにも活用できる点が大きな違いです。静止画だけでなく、ウェブページや動画といった多様なメディアを組み合わせ、リアルタイムでの情報共有を促進します。

デジタルホワイトボードの主な機能

デジタルホワイトボードは、タッチスクリーン技術を採用しており、専用のペンや指での直接的な手書き入力に対応しています。高感度なタッチセンサーにより、紙に書くのと近い感覚で、細かい字や図形もスムーズに描けるのがおもな機能のひとつです。さらに専用のアプリを使えば、図形の挿入なども視覚的にわかりやすく行える機能もあり、会議でのコミュニケーションを円滑にします。

また、資料や工程表、ウェブページ、動画などのさまざまなコンテンツを表示できる機能もあります。資料を映しながらそのうえに書き込むこともでき、従来のホワイトボードでは実現できなかった視覚的な情報伝達が可能です。

ほかのメイン機能として、リモートミーティングのサポート機能があります。ウェブ会議用のカメラやスピーカーが搭載された製品が多く、ZoomやTeamsといったリモートミーティングツールと連携することで、離れた拠点同士でリアルタイムに板書を共有したり、相互に書き込みを行ったりできます。

デジタルホワイトボードを導入するメリット

デジタルホワイトボードの導入は、企業の会議や業務プロセスにさまざまなメリットをもたらします。とくに、会議の生産性向上、データの保存と共有の容易さ、そしてリモートワークへの対応力は、DX推進を目指す企業にとって大きな利点となります。ここでは、そんなデジタルホワイトボードのメリットについて詳しくご紹介します。

会議／授業で変わる「参加・共有」の質

デジタルホワイトボードを活用することで、会議やブレインストーミング、授業の効率を大幅に向上させることができます。手軽にメモを取り、アイデアを共有することが可能であるため、生産性向上につながります。

たとえば、会議の際には、議論の内容に合わせてメモを書き込みながら、その場で議事録の元となる記録をリアルタイムで作成できます。プレゼンテーションの最中も、スライドの内容に手書きで補足説明を加えたり、参加者からの質問や意見に即座に対応したりすることが可能です。さらに、複数のユーザーが同時に書き込みを行う共同作業ができるため、参加者全員が活発にアイデアを出し合い、意見交換を促進できるでしょう。

加えて、書き込んだ内容は会議中に全参加者のデバイスに即座に共有され、情報が明確に可視化されるため、情報の行き違いや漏れを防げます。これにより、会議後に改めてメモをまとめる手間が削減され、議論の流れを止めずにスムーズに進行できるでしょう。また、研修や教育の場においても、講師が動画やウェブページを表示しながら説明でき、学習効果の向上が見込めます。

リモート・ハイブリッドワークに最適

リモートワークやハイブリッドワークの環境を導入する企業が増加するなかで、デジタルホワイトボードがその力強いサポート役となることも導入のメリットといえるでしょう。なぜなら、デジタルホワイトボードは地理的な制約を受けずに業務を進めることができるからです。

遠隔地にいるメンバーとも手軽に連携でき、リアルタイムで同じボードに書き込みが行えるため、物理的な距離を感じることなく情報共有ができます。オンライン会議ツールと連携して利用すれば、リモート会議中にホワイトボードの内容を共有しながら議論を進めることができます。

これにより、リモートワークをしている参加者も含めた共同作業が可能になり、どこからでも質の高い情報共有と議論ができるようになります。

紙資料の削減と情報共有の効率化

デジタルホワイトボードの大きなメリットのひとつとして、データの保存と共有が容易になることが挙げられます。従来のホワイトボードでは書いた内容を写真に撮る必要がありましたが、デジタルホワイトボードでは一瞬でデジタルデータとして保存されます。

保存されたデータはそのまま議事録として編集・共有が可能となり、メールやクラウドサービスを通じて簡単に共有できます。もちろん、書き込んだ内容まで含めてクラウド上に保存できるため、いつでもどこからでもアクセスが可能であり、最新のデータを参照できます。

過去のデータをキーワード検索で簡単に探し出すこともできるため、紙資料の削減に貢献するうえ、情報の検索や再利用の効率も高まるでしょう。

【活用シーン別】デジタルホワイトボードの使い方

デジタルホワイトボードは、その多機能性から、企業、教育現場、そして自治体・官公庁と、さまざまな業種や組織で業務効率化やDX推進に活用されています。書き込み、画面共有、リモート連携といった特徴を生かし、情報共有の質を高め、コミュニケーションを促進します。ここでは、それぞれの現場において、デジタルホワイトボードがどのように役立てられているのか、具体的な活用方法を紹介します。

企業

企業では、会議や研修、勉強会といった多くの場面でデジタルホワイトボードが活用されています。

会議での活用として、参加者がひとつの場所に集まれないWEB会議において、メモや写真、図などを参加者全員で共有しながら話し合いを進められます。全員の認識をしっかりとそろえながら会議を進行できるうえ、参加者が各自書き込めるため、主体的に会議に参加しやすい環境が生まれます。さらに、書き込み内容などはデジタルデータとして保存・共有できるため、別途議事録を作成する手間が省け、業務効率化につながるでしょう。

社内研修や勉強会での活用では、講師がパソコンやタブレット内の資料を素早く表示し、表示した画面に直接書き込みを行うことで、表現力や訴求力が高まり、受講者の集中力も途切れづらいという利点があります。また、複数の拠点から同時にアクセスできるため、ひとりの講師でより効率的に研修を回すことが可能になり、研修の回数を減らすことによる費用削減にもつながります。

教育現場

学校をはじめとする教育現場では、授業の効率化や質を高めるためにデジタルホワイトボードが導入されています。

まず、板書にかける時間を大幅に短縮できる点が大きなメリットです。あらかじめ用意しておいた教材をサッと表示するだけで良いため、効率よく授業を進行できます。従来の黒板と同じように書き込みもできるので、重要な箇所を生徒にしっかりと伝えることも可能です。

さらに、書き込んだ内容は電子データとして保存できるため、次の授業に活かしたり、資料として生徒に共有したりすることが可能です。これにより、生徒に合わせた資料の提供や、グループワークでの活用にも役立てられるでしょう。

また、デジタルホワイトボードは操作が画面へのタッチだけで済む製品が多いため、先生が生徒に視線を向けながら授業を進められます。生徒も下を向かずに先生とモニターを同時に見られることから、集中できる環境を提供できます。

自治体・官公庁

自治体や官公庁では、会議や説明会の効率化、災害時の対応、そしてサービス向上といった幅広い目的でデジタルホワイトボードが導入されています。

会議や説明会の場での活用として、映し出した資料に直接書き込みができるため、手元に用意する資料を減らせます。また、プロジェクターへの接続が不要になるため、会場設営の準備の手間が省けるうえ、会場レイアウトの制約も少なくなるでしょう。たとえば、雇用保険の受給者向け説明会において、資料に直接書き込みながら説明できるようになったことで、説明会がスムーズに行えるようになった事例もあります。

災害対応においては、写真の拡大表示や情報を瞬時に共有できる特性を生かし、市役所などが災害対策本部や各支所と連携する場面で使用されています。テレビ会議もできるため、各地との情報共有を遠隔に行え、災害対応が遅れるリスクを最小限に抑えることが可能です。

デジタルホワイトボードの費用相場

デジタルホワイトボードの価格は、製品によって幅が広く、相場を一律に示すことは難しいです。リーズナブルなものでは10万円台から購入できるものから、高いものでは100万円を超えるものまで存在します。価格を分けるおもな要因は、「サイズ」と「機能」の2点です。導入の際は、これらの要因と自社のニーズを照らし合わせ、適切な費用対効果を得られる製品を選ぶことが重要です。

機種・サイズによる価格帯の違い

デジタルホワイトボードの導入費用は、製品のサイズによって大きく異なります。たとえば、40インチ、60インチ、80インチなど、サイズが大きくなるほど費用の相場も上がる傾向があります。会議室や教室の規模に合わせて、必要なサイズを選ぶことが重要です。

また、搭載されている機能の多さや性能によっても、価格は大きく変わります。基本的な機能のみを備えたシンプルな製品は、比較的リーズナブルな価格帯である場合が多いですが、優れた機能を多く備えた多機能な製品は、その分価格も高くなります。

たとえば、資料の提示や書き込み機能がメインで活躍する学校への導入に適したタイプは、65型で65万円前後から、会議での活用や情報共有に強いものであれば、同じく65型で50万円前後から提供されているものなどがあります。価格は各メーカーでオープン価格となっているケースが多いので、お問い合わせにて確認してみてください。

導入規模・拠点数で変わるコスト

デジタルホワイトボードの導入にかかるコストは、単体の本体価格だけではありません。導入する台数や拠点の数によっても、総費用は変動するため、どこにどのような機種を何点導入するのかを事前に明確にする必要があります。

ひとつの会議室に1台を導入するシンプルなケースと、複数の拠点や多数の会議室へ導入するケースとでは、当然ながら後者のほうが全体の導入コストは高くなります。そのため、導入を検討する際は、本体費用に加え、設置費用や機器によっては別途必要になるランニングコストなども考慮し、全体のコスト感を把握しましょう。

多くの企業では導入前に担当者への相談ができるので、事前に複数のメーカーに確認しながら、予算に合わせて選ぶのがおすすめです。

費用対効果を最大化するポイント

デジタルホワイトボードを選ぶ際は、自社にとって費用対効果の高い製品を選択することが重要です。価格が高いか安いかだけでなく、自社のニーズや用途に適した機能が備わっているかどうかをしっかりと吟味しましょう。

たとえば、いくら安価な製品であっても、業務に必要な機能が備わっていなければ、導入した意味が薄れてしまいます。逆に、高機能で優れた製品であっても、その機能を使わないのであれば、余分な費用を払うことになり、コストパフォーマンスは低くなってしまいます。

そのため、オーバースペックな製品や、逆にアンダースペックな製品は、費用対効果が高いとはいえません。導入の前に自社の活用シーンをよく想定し、本当に必要な機能が備わっているもの、つまり費用対効果が高いデジタルホワイトボードを選ぶことが大切です。

【デジタルホワイトボード】製品を比較する際のポイントと選び方

デジタルホワイトボードの導入を成功させるためには、自社の用途や環境に合った製品を選ぶことが重要です。高価な機器であるため、価格や機能だけでなく、長期的な利用を見据えたサポート体制や耐久性も比較検討しましょう。ここでは、デジタルホワイトボードを選ぶ際にチェックしたいポイントをご紹介します。

サイズ・解像度・タッチ性能をチェック

サイズは、設置場所や利用人数に応じて適切なものを選ぶ必要があります。たとえば、大きな会議室や教室で利用する場合は、全員が見やすいように大きなサイズを選ぶ必要があります。

解像度は画面の書き込み精度に影響し、解像度が高いほど細かい文字や図形も鮮明に表示できます。多くの製品が4Kに対応していますが、なかにはそうでない製品もあるので、選ぶ際には必ずチェックしましょう。

また、タッチ性能は操作の快適性に直結します。文字や図形を書き込む際の書き心地の良さを重視し、書いた文字が遅延なく表示され、スラスラと書き込んでいける製品を選ぶのがおすすめです。書き込みの感度や反映が遅いと、会議やプレゼンテーションのスムーズな進行を妨げてしまいます。

タッチスクリーンの技術には、専用ペンを使用する電磁誘導式、指やペンを使用できる赤外線式や静電容量式などがあり、それぞれにメリットとデメリットがあるため、自社の使い方に合った技術を選びましょう。

連携アプリ・共有機能の充実度を比較

デジタルホワイトボードは、単体で完結するのではなく、パソコンやタブレットといったデバイスと連携させて使用することが多いため、互換性や接続性の充実度も比較しましょう。

互換性については、Windows、Mac、iOS、Androidなどのプラットフォームや、Microsoft Office、Google Workspaceなどのソフトウエアと互換性があるかを確認してください。普段利用しているデバイスやアプリケーションとスムーズに連携できるデジタルホワイトボードであれば、ハードルの高さを感じることなくスムーズに導入を進められるはずです。

また、Web会議を利用したい場合は、カメラやスピーカーが搭載されているかどうか、有線や無線でのストレスのない画面共有ができるかどうかなどもチェックしましょう。また、書き込んだ内容が機密情報を含む可能性があるため、情報漏えいを防ぐためのセキュリティ機能にも注意が必要です。

サポート・導入支援体制の充実度

デジタルホワイトボードは高価な機器であり、長期にわたって使用することが見込まれるため、サポート体制と保守サービスの質も重視しましょう。

具体的には、保証期間やその内容、故障や不具合が発生した場合の修理や交換にかかる費用と期間を確認することが重要です。また、サポートの受付時間や方法、アップデートやメンテナンスの頻度や方法、トラブルシューティングやFAQといったオンラインサポートの有無についても確認しましょう。

とくに、初めてデジタルホワイトボードを導入する場合、トラブル発生時に迅速な対応をしてくれるかどうかで安心感が大きく変わります。業務に大きな支障をきたすことを防ぐサポートをしてくれるメーカーを選ぶと不安を感じにくいでしょう。

長期利用を見据えたコストと耐久性

デジタルホワイトボードの導入を検討する際は、本体価格だけでなく、総コストと耐久性を比較し、長く使えるものを選ぶことも大切です。

総コストには、設置費用や運搬費用、消耗品・周辺機器の費用、電気代や通信費、そして修理や交換、アップデート・メンテナンスにかかる費用などが含まれます。これらのコストは投資効果や予算に影響するため、慎重に比較検討しましょう。

また、耐久性も重要です。画面が傷や汚れに強いか、落下や衝撃に強いか、湿度や温度に強いか、そして長時間の使用に耐えられるかを確認しましょう。耐久性はデジタルホワイトボードの寿命や安全性に関わるため、設置場所や使用環境に合わせてデザインタイプを選び、必要な耐久性を備えた製品を選ぶ必要があります。

自社の利用シーンに合った製品を選ぶ

最適な製品を選ぶための最も重要なポイントは、自社の利用シーンに適した機能を持つ製品を選ぶことです。たとえば「ホワイトボードとしての書き心地の良さ」や「Web会議の快適さ」、「多拠点との相互連携」など、どんな機能を重視すべきかを明確にすることで、適切な製品選びができ、結果的に費用対効果の高い製品の導入につながります。導入実績が豊富で、幅広く柔軟に提案や対応ができるメーカーに依頼すれば、目的に合わせた製品選びをしやすいでしょう。

デジタルホワイトボードで業務効率を高めよう

デジタルホワイトボードは、企業や自治体、教育現場などでのDX化を進めていくなかで、非常に大きな役割を果たしてくれるツールです。現場での手間の削減はもちろん、双方向での会議や授業が可能になることで、理解度が高まり全体の意識の統一や効率化にもつながるでしょう。ニーズの高まりによってデジタルホワイトボードの製品は増加しているため、複数のメーカーの製品やサポート体制を比較しながら、導入場所に最適な製品を見つけてください。